5 actiepunten voor agile opschalen

1. Zorg voor een duidelijke visie en purpose

Kelly Waters is oprichter en CEO van 101 Ways (in 2010 nog uitgeroepen tot Most Valuable Agile Player in the UK). Zij stelt dat om succes te hebben met een agile aanpak je bedrijf de juiste voorwaarden moet creëren. Dit zijn onder meer:

• Structuur: Zorg voor een stabiel team dat zo zelfstandig mogelijk is. Gebruik hetzelfde team voor volgende projecten.
• Technologie: Gebruik een systeem dat snelle, voortdurende oplevering mogelijk maakt (denk bijvoorbeeld aan code commits die rechtstreeks naar de productieserver gaan).
• Leiderschap: Uiteraard zijn agile teams autonoom; ze hebben dan ook zeker geen behoefte aan micro-management. Maar leiders moeten wel zorgen voor focus en gedeelde doelen, om zo te zorgen voor een visie. Het is ook hun taak om een route uit te stippelen en de purpose te bepalen.

Volgens Waters draait het allemaal om purpose – en moet je doelstelling terug te zien zijn in je hele bedrijfsvoering. Alle medewerkers moeten bekend zijn met het overkoepelende doel, waarom ze doen wat ze doen, en waarom dat belangrijk is.

Picnic is de snelst groeiende online supermarkt ter wereld. Daniel Gebler, Picnics CTO, vertelt dat een onderneming gedeelde doelen moet vaststellen. Diana Russo, HR- en organisatie-innovator, benadrukt het belang van gedeelde doelstellingen en relevantie: “Inspireer anderen door de gedeelde doelen herhaaldelijk te benoemen en te onderstrepen. Leg uit welke toegevoegde waarde dit creëert voor de klant, het milieu, de maatschappij of zelfs de hele wereld. Zo bied je houvast en richting, en versterk je het gevoel van erbij horen.”

Eelco Rustenburg is partner bij Blinklane. Hij deelt een eenvoudig patroon dat bevestigt dat leidinggevenden doelen en purpose moeten vaststellen, maar dat zij niet moeten bepalen hoe de medewerkers hun werk doen:

• Als je wordt gevraagd waarom: wees dan sterk.
• Als je wordt gevraagd wat: wees dan duidelijk.
• Als je wordt gevraagd te reflecteren: wees dan eerlijk.
• Als je wordt gevraagd hoe: ga dan op weg naar de uitgang.

2. Probeer kleine experimenten

Jeff Gothelf, coauteur van Sense and Respond, benadrukt het belang van deze opschaalprincipes:

• Werk in korte cycli.
• Kijk hoe het werkt.
• Doe vaker eens wat minder.

Jurriaan Kamer is organisatieontwerper bij The Ready en deelt enkele eenvoudige regels voor agile werken, waaronder:

• Vooruitgang is belangrijker dan perfectie.
• Kleine acties zijn belangrijker dan grote acties.
• Experimenteren is belangrijker dan plannen.

Russo geeft onder meer het advies om te experimenteren en te leren bij het ontwikkelen van een agile organisatie. Ze legt uit dat, wanneer je mensen aanmoedigt om te experimenteren, ze de ruimte krijgen om te innoveren (producten, processen en technologieën). Om risico, verspilling en bezwaren tot het minimum te beperken, adviseert Jeff Gothelf om kleine stappen te nemen, in plaats van met zevenmijlslaarzen te bewegen. Zo kunnen patronen worden getest, om verder te bouwen op goede resultaten. Medewerkers voelen zich niet vrij om dingen uit te proberen wanneer ze in een bedrijfscultuur op hun fouten worden afgerekend of er eerst een perfect plan moet worden gemaakt voordat er iets gebeurt.

Jurriaan Kamer, ten slotte, adviseert beslissers om na de presentatie van een idee te vragen of er ook nadelen aan kleven, en of het eventueel onherstelbare schade zou kunnen veroorzaken waardoor het niet de moeite waard zou zijn om het plan uit te voeren.

3. Organiseer regelmatig een retrospective en verbeter

Teams die niet agile werken, zijn vaak minder gewend aan evaluaties. Maar elke afdeling van elk bedrijf kan zo’n retrospective organiseren, omdat het een moment is om te onderzoeken hoe je werkt “met betrekking tot mensen, relaties, processen en tools” (Scrum Guide).

Hoe loopt alles? Hoe kun je dingen verbeteren?

Veel sprekers op Agile Amsterdam noemden het belang van retrospectives in de workflow. Daniel Gebler benadrukte het belang van het werken aan ‘kaizen’; het Japanse begrip voor voortdurende verbetering en verandering. Een retrospective is een goede gelegenheid om hierop te focussen.

4. Maak het leuk

Richard Sheridan, oprichter van Menlo en schrijver van Joy, Inc., vertelt dat hij in de meest succesvolle periode uit zijn loopbaan, toen het bedrijf groeide en hij veel geld verdiende, ook het meest ongelukkig was. Jaren later heeft hij met zijn team alles veranderd aan het management, door een einde te maken aan de angst en ambiguïteit die een werkplek kunnen vergiftigen. Ze maakten van plezier een expliciet doel voor Menlo. Bij zijn presentatie over de bedrijfsvoering brengt hij de complexiteit van de zakelijke omgeving terug met een echt menselijke benadering, die onder meer bestaat uit:

• Pair-programming
• Samenwerking om te creëren en de werkplek voortdurend te veranderen
• Stimuleren van verbale communicatie, in plaats van digitale communicatie.

Presentator Eelco Rustenburg benoemde de lichamelijke veranderingen wanneer mensen onder druk staan en wanneer ze plezier hebben. Met druk krijg je geen dingen gedaan, het veroorzaakt enkel stress, angst en verwarring. Wanneer je spelende kinderen observeert, zie je dat ze gefocust, betrokken, blij en creatief zijn. Ze hebben geen last van stress en leveren al die tijd prima prestaties.

Volgens Rustenburg “gaat het niet om plezier na het werk, maar om plezier óp het werk.”

5. Blijf verbeteren

Een agile omgeving is altijd in beweging. Op de conferentie werd onder meer gesproken over verbeteringen in transparantie, samenwerking, klantgerichtheid en werken in cycli, maar voortdurende verandering was ook een belangrijk thema. Vaak wordt gedacht dat een probleem kan worden opgelost met de invoering van een proces – maar er dienen zich altijd nieuwe problemen aan. Agile reageren is de beste manier om dergelijke problemen het hoofd te bieden. Dit zijn vijf noodzakelijke voorwaarden om agile op te kunnen schalen, in de wetenschap dat je je continu blijft verbeteren.

Een laatste belangrijke les, ten slotte, van Kelly Waters: “Agile werken lost niet al je problemen op, maar door je problemen op te lossen, word je meer agile.”